Forretningsorden for bestyrelsens arbejde.
16 januar 2020, rev. L
Iflg. vedtægtens paragraf 9 forpligtes bestyrelsen ved underskrift af formand og kasserer alene bortset fra afhændelse og pantsætning af fast ejendom samt optagelse af lån.
Formand:
- Indkalde til bestyrelsesmøder
- Indkalde til generalforsamling
- Ansvarlig for kontakt til alle eksterne samarbejdspartnere og koordinerende for aftaler, som er uddelegeret til bestyrelsens medlemmer
- Sende referat, regnskab og budget fra generalforsamlingen til Aalborg Kommune
- Godkende betalinger via udgiftsbilag og NemID i pengeinstitut
- Vedligeholde CVR nummer
- Administrator for domænet egensenorddigelag.dk registreret via CVR nummer og ansvarlig for uddelegering til webmaster
- NemID administrator
- Underskriftberettiget sammen med kassereren iht. vedtægt
Næstformand:
- Overtage formandsposten efter direkte aftale med formanden eller i dennes fravær efter aftale med den resterende bestyrelse.
- Substituere formanden ved forfald af midlertidig karakter
- Administrere forsikringer
Kasserer:
- Ansvarlig for aftalen med digelagets pengeinstitut
- Betale bestyrelsesmedlemmers godkendte udlæg inden 10 dage fra modtagelse af bilag/afholdelse af møde og betale forfaldne regninger rettidigt
- Godkende betalinger via udgiftsbilag og NemID i pengeinstitut
- Administrere konti i digelagets pengeinstitut
- Medbringe regnskab år til dato til hvert bestyrelsesmøde
- Afslutte årsregnskab senest 1. februar
- Sikre revision af regnskabet senest 1. april
- Ansvarlig for udarbejdelse af budget i samarbejde med bestyrelsen
- Underskriftberettiget sammen med formanden iht. vedtægt
Sekretær:
- Skrive referater fra bestyrelsesmøder mv. og udsende dem til bestyrelsen senest 1 uge efter mødet – referater returneres med kommentarer fra bestyrelsesmedlemmerne senest 1 uge efter modtagelse, hvorefter korrigeret referat udsendes til bestyrelse og stedfortrædere. Referater underskrives af bestyrelsen på det næstfølgende bestyrelsesmøde
- Skrive referat fra generalforsamlinger, sikre underskrift fra dirigent og udsende det senest 2 uger efter mødet
- Føre og vedligeholde protokol over bestyrelsens arbejde med relevante bilag
- Administrere opslag i udhængsskab iflg. aftale
Bestyrelsesmedlem – drift og vedligehold:
- Tilsyn med diger
- Skadedyrsbekæmpelse
- Kontakt med entreprenører og tilsyn med arbejde
Webmaster:
- Administrere hjemmeside iflg. aftale med formanden
Attestering af udgiftsbilag:
- Alle bilag skal godkendes og underskrives af sagsmand og kasserer før oprettelse til betaling via pengeinstitut. Underskrift kan ske på møder eller via mail og scan
- Betalinger via pengeinstitut skal attesteres af formand og kasserer via NemID før betaling kan finde sted iflg. forretningsbetingelserne for Netbanken
- Bilag i form af fakturaer mv. fra eksterne leverandører og samarbejdspartnere skal (også) attesteres af det bestyrelsesmedlem som har ansvaret for kontakt og aftalt pris
Bestyrelsesmøder:
- Går hvis muligt på skift mellem medlemmerne, 400 kr. pr. møde
- Stedfortrædere inviteres med til alle bestyrelsesmøder
- Kørsel til eksterne møder godtgøres med aktuel km. sats iflg. SKAT.
- Egen assistance godkendt af bestyrelsen afregnes med 150 kr. pr. time
- Honorar (fastlagt på generalforsamlingen) optjenes i perioden mlm. 2 generalforsamlinger. Der foretages modregning for udtræden i perioden. Udbetales umiddelbart efter generalforsamlingen
Digelagets hjemmeside, egensenorddigelag.dk:
- Hjemmesiden er nævnt i lagets vedtægter og kan derfor kun nedlægges eller ændres ved ændring af samme
- Hjemmesiden er en informationsportal, som har til formål at formidle relevante og opdaterede oplysninger om alle væsentlige dele af digelagets virke
- Hjemmesiden administreres af formanden, som i samarbejde med bestyrelsen udpeger en webmaster som daglig ansvarlig
- Webmasteren vedligeholder og opdaterer hjemmesiden iflg. aftale med bestyrelsen
- Ændring af koder og password for domæne/hjemmeside kan kun foretages af administrator = formanden